Apostilla y legalización de documentos: todo lo que debes saber

Cuando necesitamos usar un documento emitido en un país diferente al que lo recibirá, es común que se nos solicite apostillarlo o legalizarlo. Aunque ambos procesos buscan validar la autenticidad del documento, no son lo mismo y su aplicación depende del país de origen y del país destino.

En este artículo te explicamos en qué consisten, sus diferencias y cuándo corresponde realizar cada trámite.

¿Qué es la apostilla?

La apostilla es una certificación que autentica la firma, el cargo del firmante y/o el sello de un documento público, para que sea válido en otro país que también sea parte del Convenio de La Haya de 1961. Este convenio internacional, ratificado por más de 120 países, simplifica el reconocimiento de documentos en el extranjero, eliminando el trámite de legalización consular. En Colombia, la autoridad competente para apostillar documentos es el Ministerio de Relaciones Exteriores y el trámite se realiza de forma 100 % virtual a través de su portal oficial.

¿Qué documentos se pueden apostillar?

Entre los más comunes encontramos:

• Actas de nacimiento, matrimonio o defunción

• Diplomas y certificados académicos

• Poderes, escrituras y documentos notariales

• Certificados judiciales o de antecedentes

• Resoluciones o actos administrativos emitidos por autoridades públicas

¿Qué es la legalización?

La legalización es el procedimiento mediante el cual se certifica la autenticidad de un documento cuando el país emisor o el país receptor no hacen parte del Convenio de La Haya. A diferencia de la apostilla, la legalización requiere varias certificaciones: primero por la autoridad competente del país de origen, y luego por la embajada o consulado del país donde se usará el documento.

Antes de iniciar tu trámite, verifica si el país que emitió tu documento y el país donde lo presentarás hacen parte del Convenio de La Haya. Esto te permitirá saber si debes apostillar o legalizar tu documento, evitando demoras y costos innecesarios.

En Sánchez Monroy Legal Partners te asesoramos para identificar el trámite correcto y te acompañamos en todo el proceso, garantizando que tus documentos cumplan con todos los requisitos legales.

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